Google Docs for Android

Hvis du er en Microsoft Word-bruger, som ikke har været i stand til at retfærdiggøre omkostningerne ved Office 365, er Google Docs muligvis lige til højrebenet – det er gratis, det bruger Google Drev-skylager, så du kan få adgang til dine filer overalt, og det har gode værktøjer til samarbejde og udarbejdelse. Lad os tage et nærmere kig på, hvad Docs har at tilbyde.

Fordele

Det er helt gratis: Medmindre du bruger G Suite på dit forretningssted, har Google Docs ingen gebyrer, og ingen version af det viser annoncer. På grund af de penge, som Google tjener andre steder, er det i stand til at tilbyde Docs til ikke-erhvervsbrugere som en slags salgsfremmende værktøj for brandet som helhed.

Docs bruger din Google Drev-konto til lagerplads, så det er teknisk set ikke gratis, hvis du har brug for mere end de 15 GB, der følger med.

Cloud storage gør dit arbejde tilgængeligt overalt: Som standard lægges dine dokumenter på din Google Drive-konto, og de gemmes praktisk talt i realtid, mens du skriver. Så uanset hvor du kan få adgang til din Google-konto, kan du få adgang til dine filer, og du behøver ikke at beskæftige dig med at flette flere versioner af dem. Du kan arbejde på et dokument i appen og derefter sætte dig ved en computer og fortsætte lige hvor du slap.

Du kan også arbejde offline: Samtidig kræves der ikke en internetforbindelse for at bruge Docs, selvom du skal konfigurere dette, mens du stadig er forbundet. Du skal bare åbne et dokument i appen, trykke på menuknappen med tre prikker øverst til højre og trykke på skyderen "Tilgængelig offline" nær bunden. Dette giver dig mulighed for at fortsætte med at arbejde, når det er upålideligt, uoverkommeligt dyrt eller umuligt at komme online.

Hvis du bruger G Suite, kan offlineadgang blive deaktiveret af din administrator, så tjek din virksomheds politik herom, før du tager på forretningsrejse.

Omfattende redigeringsværktøjer kan bevare alle trin i et dokument: Google Docs fører en løbende historik over hver redigering, der er foretaget i et dokument, så du aldrig mister tidligt udkast til materiale, som du måske ønsker at gendanne senere. Det kan også spore ændringer, og du kan tilføje kommentarer og forslag til ethvert ord, sætning eller afsnit. Mellem skylagring og dokumenthistorik skal du gå ud af din måde at ødelægge et dokument eller miste adgang til det.

Robust deling og eksport: Du kan dele dit dokument med alle med en e-mailadresse, og de kan redigere det i realtid sammen med dig. Eller du kan sende dem en kopi, eller du kan oprette et link til det, som du kan sende til flere personer eller udsende offentligt. Til sidst kan du bare lave en ekstra kopi til at gemme i Google Docs, for at sende senere eller for at bevare en specifik kladde.

Ulemper

Du kan ikke gøre dine filer helt private: For individuelle brugere af Google Drev (hvor alle dine Google Doc-dokumenter er gemt), beholder Google en kopi af de krypteringsnøgler, som den bruger til at beskytte din konto. Selvom dette gør dem i stand til at gendanne adgangen til dig, hvis du mister din adgangskode, kan disse nøgler også blive kompromitteret af et sikkerhedsbrud, softwarefejl eller en lækage. Retshåndhævere kan også få adgang, uden at du bliver underrettet.

På grund af disse potentielle problemer bør særligt følsomme dokumenter, såsom selvangivelser, en ansættelseskontrakt eller et sidste testamente, sandsynligvis ikke gemmes i dit Google Drev, medmindre du måske allerede beskytter dem med robust kryptering på klientsiden. I sidste ende er det bedste hjem til disse typer dokumenter stadig pengeskabet i din bank.

Bundlinie

Selvom Google Docs ikke er det mest sikre valg til at gemme eller arbejde med virkelig følsomme data, er det stadig virkelig svært at slå som en kollaborativ tekstbehandler med funktioner, der historisk er reserveret til betalte produkter.